Esta pregunta nos llega siempre que montamos un asistente telefónico, y suele venir con dos ideas equivocadas pegadas: que grabar es ilegal, o que como participas en la llamada puedes hacer lo que quieras.

Ni una ni otra.

Esto es lo que sabemos por montar estos sistemas, no asesoramiento jurídico. Para tu caso concreto, un abogado especializado te lo cierra en una consulta.

Grabar no es el delito que la gente cree

En España, grabar una conversación en la que tú participas no es un delito. El artículo 197 del Código Penal castiga interceptar comunicaciones ajenas, es decir, grabar una conversación entre terceros en la que no intervienes. Si tú eres uno de los dos que hablan, eso no aplica, y hay jurisprudencia consolidada al respecto.

Hasta aquí la parte que todo el mundo repite. El problema es que la gente se queda aquí, y aquí no acaba.

Donde empieza el problema de verdad

Que no sea un delito penal no significa que puedas hacerlo sin más. En el momento en que grabas como profesional y guardas esa grabación, estás tratando datos personales, y entra el RGPD con todo lo que trae:

Necesitas una base jurídica. No vale "me apetece tenerlo". Tiene que encajar en alguna de las bases del artículo 6, y para una consulta privada eso suele ser el consentimiento o un interés legítimo que habría que poder justificar.

Tienes que informar antes. El artículo 13 exige decir que se está grabando, para qué y durante cuánto se conserva, al principio de la llamada. No después, no en la web, no en letra pequeña.

Y si es una consulta sanitaria, vas a categoría especial. Esta es la clave y es la que casi nadie ve: una grabación de alguien llamando a una consulta de psicología es, por contexto, un dato de salud. Aunque no diga ni una palabra de su problema, el hecho de que esa persona identificable llame a tu consulta ya revela información sobre su salud. Y eso cae en el artículo 9, donde el tratamiento está prohibido por defecto salvo excepciones.

Pasar de "datos personales" a "categoría especial" sube el nivel de exigencia de forma considerable.

La pregunta que hay que hacerse antes

Y aquí viene lo que de verdad resuelve esto, que no es legal sino práctico:

¿Para qué quieres la grabación?

En nuestra experiencia, cuando se hace esa pregunta en voz alta, la respuesta casi siempre es "para no perder los datos de quien llama". Y para eso no hace falta grabar nada.

Lo que necesitas es el nombre, el teléfono y si quería pedir cita. Eso se puede recoger como texto, sin conservar el audio de una persona contándote cómo está.

Es el principio de minimización del artículo 5 llevado a lo práctico, y tiene una ventaja que a veces se olvida: lo que no guardas no puede filtrarse, no hay que protegerlo, no hay que borrarlo y no hay que explicarlo si alguien pregunta.

Cómo lo montamos nosotros

En los asistentes telefónicos que hacemos para consultas de psicología, el planteamiento por defecto es:

No se conserva el audio. La llamada se procesa para entender qué pide la persona y se descarta.

Se guarda el mínimo en texto. Nombre, teléfono y motivo administrativo —"pedir cita", "cambiar hora", "preguntar precio"—. Nada de contenido clínico.

Se avisa al principio. El asistente dice que es un asistente y qué va a hacer. Sin eso no arrancamos.

No se pregunta por el problema. Ni el motivo de consulta ni síntomas. El asistente informa y agenda; la conversación clínica empieza contigo, en sesión.

Plazo de conservación corto y acordado. Se define contigo y se cumple.

Y contrato firmado antes de nada. Nosotros somos encargados del tratamiento y eso exige el contrato del artículo 28. Si tu proveedor actual no te lo ha ofrecido, ahí tienes un problema con independencia de lo bien que funcione el sistema.

Cuándo sí tiene sentido grabar

Hay casos, y no queremos pintarlo como si nunca:

Formación de personal en un centro con varios profesionales administrativos, con consentimiento del personal y de quien llama, y con plazos cortos.

Un incidente concreto. Si hay una reclamación o una situación conflictiva, documentarla puede estar justificado. Eso es puntual, no un sistema permanente.

Lo que no tiene sentido es grabar todo por si acaso. Eso acumula un riesgo que crece cada mes y una obligación que no has pedido, para un beneficio que casi nunca se materializa.

Resumiendo

Grabar una llamada en la que participas no es delito.
Pero grabar y guardar como profesional te mete en el RGPD: base jurídica, informar al principio, plazo de conservación.
En una consulta sanitaria, esa grabación es dato de salud y va a categoría especial.
Y la mayoría de las veces no necesitas grabar: con el nombre, el teléfono y el motivo administrativo en texto, tienes lo que te hacía falta.
Si usas un proveedor, el contrato de encargado del tratamiento no es opcional.

Lo barato y lo seguro coinciden aquí, que no pasa siempre: no guardar lo que no necesitas.

En IA Reactiva montamos asistentes telefónicos para consultas de psicología con este criterio de serie: sin conservar audio, recogiendo el mínimo y con el contrato firmado antes de arrancar.

Si quieres que revisemos cuántas llamadas estás perdiendo hoy, la ⭐ consultoría es gratuita y sin compromiso ⭐.

¿Puedo grabar las llamadas de mi consulta?